Nem lehet helyesbítő számlát kiállítani, ha számlakibocsátó adatai, a vevő adatai, a számla pénzneme vagy a számla jellege lett rosszul rögzítve, és szorul módosításra. Ilyen esetekben törölni kell a számlát, ezt nevezzük sztornó számlának. A sztornó számla tételesen tartalmazza az eredeti számla elemeit, csak negatív előjellel. A sztornó számla megjegyzés rovatában fel kell tüntetni az eredeti számla sorszámát. A sztornó számlát az eredeti számlával azonos dátummal kell kiállítani.

Helyesbítő számlára akkor van szükség, amikor az eredeti számlára hibás adatok kerültek, vagy lemaradt róla valamilyen fontos adat. A már kiállított számla adatait nem lehet utólag átírni, ilyen esetben módosító számla kiadása szükséges, mely során olyan új számlát kell készíteni, amely kiegészíti vagy módosítja az eredeti számla adatait. Helyesbítő számla csak abban az esetben állítható ki, ha a gazdasági esemény tényleg végbement a számla kibocsátó és számlán feltüntetett ügyfél között.

A módosítás elvégezhető egy vagy két lépésben is. Számla módosítás egy lépésben korrekciós bizonylat kiállításával lehetséges. Ebben az esetben az új számlán fel kell tüntetni a hibás tételeket negatív előjellel, illetve ezek után a javított tételeket is pozitív előjellel. Ha nem az összegadatok tekintetében esett tévedés, amit javítani kell, akkor a helyesbítő számla összege nulla forint lesz. A módosító számlán nem feltétlen kell feltüntetni azokat a tételeket, amik már az eredeti számlán is helyesen szerepelnek, elegendő a módosítandó elemeket felvenni.

A helyesbítő számla két lépésben való elkészítése úgy zajlik, hogy elsőre készül egy sztornó számla, majd egy teljesen új számla, ami az eredeti helyesbítése, és tartalma megfelel a bekövetkezett gazdasági eseménynek. Ha két lépésben végezzük a számla módosítást, akkor az eredeti számla sorszámát a sztornó és az új számla megjegyzés rovatában is fel kell tüntetni. A helyesbítés csak két lépésben végezhető el, ha a számla kibocsátó vagy az ügyfél adatai hiányosak, ha a megjegyzés hibás vagy nem lett kitöltve, illetve ha nem jó a számlán feltüntetett teljesítési dátum.

Három olyan eset van, amikor az új számlán már nem kell feltüntetni az eredeti számla sorszámát, csak a sztornó számlán. Ha a számla nem jó ügyfél számára lett kiállítva, ha a gazdasági esemény nem valósult meg, vagy ha a számla hibás kiállítását a számla kiállítója még az ügyfélnek való kiküldés előtt észrevette és javítja. Amennyiben az ügyfél birtokába kerül a hibás számla, akkor a két lépéses helyesbítés esetén mind a sztornó számlát, mind az új számlát el kell küldeni a vevőnek.

Online számlázó program használatával kevesebb esély van hibás számla kiállítására, mivel azokban van lehetőség a vevők és termékek adatainak előzetes rögzítésére, így azokat nem szükséges minden alkalommal manuálisan kitölteni.

Forrás: szamlazz.hu, 5percado.hu